รับทำบัญชี.COM | การบันทึกการขาย บัญชีลูกหนี้มีทําอะไรบ้าง?

กระทบบัญชีลูกหนี้ เงินสด

กิจการต้องการเงินจากบัญชีลูกหนี้ก่อนที่จะได้รับชำระเงินตามเงื่อนไขที่ให้ไว้กับลูกหนี้

กิจการบางแห่งมีบัญชีลูกหนี้มากซึ่งอาจทำให้กิจการมีเงินสดไม่เพียงพอเพื่อใช้หมุนเวียน หากจะรอเก็บเงินจากลูกหนี้ก็ต้องใช้ระยะเวลาหนึ่ง ตามเงื่อนไขการชำระหนี้ที่กิจการทำไว้กับลูกหนี้

ดังนั้น กิจการต้องการเงินจากบัญชีลูกหนี้ก่อนที่จะได้รับชำระเงินตามเงื่อนไขที่ให้ไว้กับลูกหนี้ กิจการอาจนำบัญชีลูกหนี้เพื่อเปลี่ยนให้เป็นเงินสดได้ดังนี้

1. การนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินกู้ (Secured borrowing or pledging accounts receivable) ลูกหนี้ถือเป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่งของกิจการซึ่งกิจการสามารถนำไปเป็นหลักทรัพย์ค้ำประกันในการกู้เงินจากสถาบันการเงินได้ แต่จำนวนที่จะกู้ได้นั้นมักจะได้น้อยกว่ามูลค่าของบัญชีลูกหนี้

ทั้งนี้เพราะสถาบันการเงินจะถือว่าสินทรัพย์ประเภทลูกหนี้จะมีความเสี่ยงในการที่จะเก็บเงินไม่ได้ จึงมักจะให้เงินกู้ต่ำกว่ามูลค่าบัญชีลูกหนี้ที่นำมาค้ำประกัน ส่วนความรับผิดชอบในการเก็บเงินจากลูกหนี้ยังเป็นของกิจการผู้ที่ขอกู้ ซึ่งการบันทึกบัญชีเมื่อมีการกู้เงินโดยการนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันนั้น คงบันทึกเหมือนการกู้เงินตามปกติ ต่างกันตรงที่ในงบการเงินให้เปิดเผยจำนวนลูกหนี้ที่นำไปค้ำประกันเงินกู้ด้วย

2. การโอนบัญชีลูกหนี้ (Assignment of accounts receivable) การโอนบัญชีลูกหนี้เหมือนกับการนำบัญชีลูกหนี้ไปค้ำประกันเงินกู้ ต่างกันตรงที่การโอนบัญชีลูกหนี้เพื่อไปขอกู้เงินจากสถาบันการเงินนั้นจะระบุบัญชีลูกหนี้จำนวนหนึ่ง และระบุด้วยว่าเป็นลูกหนี้รายใด

เนื่องจากธนาคารหรือสถาบันการเงินอาจต้องการดูภาวะความเสี่ยงของลูกหนี้รายที่นำมาค้ำประกันว่ามีความเสี่ยงมากน้อยเพียงใด เพื่อประกอบการอนุมัติเงินกู้ ซึ่งเงินกู้ที่ได้จะน้อยกว่ามูลค่าของบัญชีลูกหนี้ที่โอน เนื่องจากผู้ให้กู้จะต้องเผื่อไว้สำหรับค่าธรรมเนียม และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่อาจเกิดจากการเก็บเงินจากลูกหนี้ ทั้งนี้การเก็บเงินจากลูกหนี้ที่โอนนั้นอาจจะให้ฝ่ายผู้กู้หรือผู้ให้กู้เป็นผู้เก็บเงิน ซึ่งขึ้นอยู่กับข้อตกลง

3. การขายบัญชีลูกหนี้ การขายบัญชีลูกหนี้เหมือนกับการขายสินทรัพย์ชนิดอื่นซึ่งอาจจะมีกำไรหรือขาดทุนจากการขายก็ได้ และกรรมสิทธิ์ของสินทรัพย์ที่ขายจะโอนไปยังผู้ที่ซื้อสินทรัพย์นั้น ซึ่งการขายบัญชีลูกหนี้นั้นโดยปกติจะได้รับเงินจำนวนน้อยกว่าบัญชีลูกหนี้ที่ขาย ทั้งนี้เพราะผู้ที่ซื้อบัญชีลูกหนี้จะเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการที่ต้องเก็บเงินจากลูกหนี้เอง

ดังนั้น จึงมีความเสี่ยงในการที่จะเก็บเงินไม่ได้ ดังนั้นเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ ผู้ซื้อจึงอาจจะหักเอาเป็นค่าธรรมเนียมหรืออาจจะขอมีเงินประกันค่าใช้จ่ายไว้ เมื่อเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้จะได้หักเอาจากเงินประกันค่าใช้จ่ายนี้ เช่น ส่วนลดจ่าย รับคืน และหนี้สูญ เป็นต้น หากมีเงินประกันค่าใช้จ่ายเหลือจากเก็บเงินลูกหนี้ได้หมดแล้ว ผู้ซื้อบัญชีลูกหนี้จะคืนให้แก่ผู้ที่ขายบัญชีลูกหนี้ไป สำหรับบัญชีหนี้สูญผู้ซื้อกับผู้ขายบัญชีลูกหนี้จะต้องตกลงกันว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในหนี้สูญนั้น